Zelforganisatie en declaraties

In een bedrijf met grote verantwoordelijkheid bij je medewerkers verwacht je ook enige zelfredzaamheid in beslissingen om zaken aan te schaffen of zakelijke kosten te maken. Een bloemetje bestellen voor een zieke collega, een nieuwe muis aanschaffen, vakliteratuur of een zakelijke lunch/diner, er zijn vele redenen om geld uit te geven. En in een zelfsturende organisatie gaat een bloemetje of een muis niet (meer) via de centrale inkoop met autorisatiematrix, maar schaft een medewerker deze zelf aan en dient vervolgens de bon in voor declaratie.

Het is vervolgens menselijk dat men zich altijd afvraagt of het medewerkers niet te makkelijk wordt gemaakt en dat er controle op de declaraties moet plaatsvinden. De standaardreflex met declaraties is vervolgens dat deze in een goedkeuringsworkflow ter controle moeten worden aangeboden aan de manager(s), eventueel zelfs met een autorisatiematrix voor grote uitgaven.

Zelforganisatie maken en breken

Bovenstaande is natuurlijk een mogelijkheid, maar in de praktijk zien we dat je met dit hele eenvoudige proces elke vorm van zelforganisatie kan maken en breken. Waarom? Als een verantwoordelijk medewerker weet dat zijn declaratie zal worden gecontroleerd en moet worden goedgekeurd, dan zal de neiging om zelf na te denken over wat wel en wat niet te declareren verdwijnen, immers: laat je manager daar maar een mening over hebben. En het effect is nog erger, als je manager het een keer waagt om iets af te keuren, dan ontstaat bij sommige mensen de reflex om voortaan alles weer via centrale inkoop te regelen óf om ter compensatie van de ‘geleden schade’ op zoek te gaan naar mogelijkheden om de gemiste declaratie te compenseren.

Zonde van de tijd
Daarnaast trekt het goedkeuren van declaraties een behoorlijke wissel op de beschikbare tijd van een manager, tijd die niet aan productieve zaken besteed kan worden. Er bestaat zelfs een kans dat hij het goedkeuringswerk weer gaat uit besteden aan een afdelingssecretaresse. Einde zelfsturing dus.

In een echt zelfsturende organisatie is er allereerst al geen manager van een afdeling. Bovendien moeten mensen vooral zelf nadenken over welke kosten ze als zakelijk beschouwen en willen declareren. Goedkeuringsworkflows wil je in dat geval liever niet, deze kosten anderen tijd en verminderen het eigen verantwoordelijkheidsgevoel.

Inzicht in de declaraties
Gaat er dan niets fout? Uiteraard wel, want waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Iemand dient per ongeluk bijvoorbeeld twee keer dezelfde declaratie in, of hij/zij voert een onjuist bedrag op dat niet matcht met de bon. Een deel van deze fouten kun je oplossen door conditionele checks op grote bedragen of dubbele boekingen. Daarnaast is het zaak om achteraf zoveel mogelijk inzicht te verschaffen in wat er gedeclareerd is. Dus maandelijks wordt een compleet overzicht van alle gedeclareerde kosten voor een team aan alle teamleden verstrekt. Dat maakt alles heel transparant en zorgt ervoor dat mensen elkaar kunnen bevragen en aanspreken.

Daarnaast zijn er ook nog andere uitdagingen bij het verwerken van declaraties met zo min mogelijk controle. Je hebt uiteraard te maken met WKR en kosten waar al dan niet btw uitgehaald kan worden. In de praktijk zijn dit zaken die wij voor veel organisaties oplossen. Zodat je declaratieproces efficiënt loopt, zonder geld te laten weglopen, en je tegelijk aan alle fiscale regels blijft voldoen.