Hoe organiseer je de back-office van een consultancybedrijf?
Elke organisatie, dus ook een consultancy of adviesbureau, heeft zowel een wettelijke als een professionele noodzaak om zijn back-office goed te regelen. Om de klant te factureren, is het noodzakelijk dat uren op de juiste wijze worden bijgehouden. Is de factuur eenmaal de deur uit, dan wil je wel weten of de klant al betaald heeft en als er een foutje geslopen is in de verantwoorde uren, dan moet je ook weer soepel een gecorrigeerde factuur kunnen maken en versturen.
Tot een zekere omvang kan je dat prima zelf af. Je kent alle contracten uit je hoofd, je klanten ken je bij naam en je weet (bij wijze van spreken) beter dan je eigen medewerkers hoeveel uur ze gemaakt hebben en wat hun beschikbaarheid is. De financiële administratie besteed je uit bij een administratiekantoor zodat ook je btw-aangiften en je jaarrekening geregeld is.
Als je verder gaat groeien, zul je merken dat er steeds meer tijd een aandacht besteed moet worden aan alle administratieve handelingen. Je hebt meer facturen, meer mensen op je opdrachten, er komen complexere vragen en uitzonderingen op je af en er worden ook meer fouten gemaakt bij het verantwoorden van de uren. Door toename van het aantal contracten, ken je onmogelijk de volledige inhoud van elk contract en je weet niet meer precies wie waar mee bezig is. Je behoefte aan stuurinformatie en signalen neemt met de dag toe. Je loopt met vragen rond als, Wat is de stand van mijn Onderhanden Werk? Hoe is de billability? Wat is de status van mijn contracten? Lopen de kosten en opbrengsten in de pas? Heb ik alles nog wel onder controle? Om de juiste antwoorden hierop te krijgen, heb je eigenlijk behoefte aan oplossingen en diensten die je daarbij helpen, maar om die te vinden, te beoordelen en in te richten heb je nog meer tijd nodig, of ondersteuning van derden. Je bent steeds meer tijd kwijt aan managerial en administratieve zaken, tijd die je liever wilt besteden aan je klanten en je dienstverlening. Blijf je verder groeien, dan ontdek je bovendien dat dit nooit af is.
Gelukkig kan het ook anders! Besteed je back-office en administratie uit aan een specialist.
Driezestig is die specialist. Wij hebben ontzettend veel ervaring in het uitvoeren van je volledige back-office en we maken daarbij gebruik van oplossingen die daaraan optimaal bijdragen. Wij zorgen dat je zelf je contracten kunt opvoeren, maar geen tijd meer hoeft te besteden aan de facturatie. Je medewerkers kunnen op een gebruikersvriendelijke manier uren schrijven. Projectmanagers hebben een goed inzicht in hun projecten. Van correcties en creditfacturen liggen wij geen seconde wakker. We rapporteren en signaleren over je Onderhanden Werk, je nog te factureren posten en we bellen je debiteuren na. Bovendien zorgen we voor een integraal inzicht (volledig, juist en tijdig) in je kosten en opbrengst, en dat gespecificeerd per medewerker.
Wij zorgen voor overzicht en inzicht en wij weten al welke vragen je beantwoord wilt hebben, voordat je deze gesteld hebt. Alle processen, informatie en signalen die nodig zijn om je daarbij te ondersteunen richten we samen met jou in.
Daarnaast nemen we je ook de personeelsadministratie en verloning uit handen. Arbeidsovereenkomsten en aanvullende arbeidsvoorwaarden opstellen, ziekmeldingen doorgeven aan Arbo en UWV, declaraties beoordelen en uitbetalen, je wagenpark administreren en verwerken in de verloning. Wij zorgen dat je geen omkijken hebt naar al deze administratieve taken en extra tijd kunt besteden aan je corebusiness.
Jij kunt je nu maximaal richten op het uitbouwen van je klantenkring, het professionaliseren van je dienstverlening en het aannemen en opleiden van nieuwe medewerkers terwijl je volledig op de hoogte blijft en in control bent. Wij zijn al voorbereid op jouw groei zodat je je geen zorgen hoeft te maken over een volgende fase. Onze klanten variëren van 15 tot 350 medewerkers en wij zorgen samen met jou dat onze oplossingen en processen aansluiten bij jouw situatie.
En wat als ik zelfsturend ben, werkt het dan ook?
Als je kiest voor zelfsturing, liggen zoveel mogelijk taken en verantwoordelijkheden bij de teamleden. Een goede keus, vinden wij. Maar de teamleden zijn geen specialist op het gebied van administreren, factureren en allerlei andere noodzakelijke activiteiten. En ze krijgen er vaak geen energie van. Wij wel.
Wij zorgen er dus ook voor dat de noodzakelijke werkzaamheden snel, vakkundig en gestructureerd worden uitgevoerd. Tegelijkertijd richten we ons platform zo in dat iedere medewerker toegang heeft tot juist die informatie die nodig is om zelfsturend te kunnen zijn. Overzichtelijk, begrijpelijk, gebruikersvriendelijk en volledig.
We zorgen voor een goede en snelle verwerking van administratieve taken en werken samen met jou de optimale processen uit. Naast een hoop rust en tijdsbesparing geeft dit je ook continu inzicht in jullie bedrijfsresultaten. Zo houd je overzicht en blijft je organisatie in control.
Lees onze Blogs
Zelforganisatie en wettelijke verplichtingen
Wet -en regelgeving en zelfsturing hebben altijd een mate van spanning in zich. Iedere Nederlander wordt geacht de wet te…
Zelforganisatie en uren verantwoorden
Uren verantwoorden is een moetje, mensen besteden hier liefst geen, en anders liefst zo weinig mogelijk tijd en aandacht aan….
Zelforganisatie en declaraties
In een bedrijf met grote verantwoordelijkheid bij je medewerkers verwacht je ook enige zelfredzaamheid in beslissingen om zaken aan te…