Ruimte om te ondernemen bij Critical Minds

Critical Minds werkt op basis van zelfsturing. Dat vraagt om administratieve processen die daarbij passen. Het consultancybedrijf besteedt de administratie uit, zodat zij zich kan richten op het ondernemen. Tijdens een korte periode heeft zij de administratie weer in huis opgepakt, waarna ze al snel weer terugkwam bij Driezestig.

“De administratie moet gewoon goed geregeld zijn,” vindt Floris Groeneveld, één van de oprichters van Critical Minds. Het consultancybedrijf houdt zich bezig met projectbeheersing bij industriële organisaties.

Floris is groot voorstander van het uitbesteden van de administratieve processen en alles wat daarbij komt kijken. “We zijn al heel lang aan het ondernemen. In het begin maakte ik zelf de facturen in Excel-sheets en deed ik het debiteurenbeheer. Maar het is de basis van je bedrijf; het is belangrijk dat die goed is zodat je je op andere dingen kunt richten. Dan kun je vrijuit ondernemen.”

Geen zorgen over randzaken

Ondanks de positieve ervaringen met uitbesteden, heeft Critical Minds korte tijd zelf de administratie teruggenomen. Floris: “We zijn niet weggegaan omdat we niet tevreden waren, maar vanuit een financiële overweging. We hadden op kantoor iemand beschikbaar die de administratieve taken zou kunnen doen.”

Als snel kwam de organisatie echter weer terug bij Driezestig. “We kwamen erachter dat het niet werkte,” vertelt Floris. “Niemand werd er gelukkig van en eigenlijk leverde het ons alleen maar meer werk op.”

Het besluit om de administratie opnieuw uit te besteden was dan ook geen lastige afweging. “We waren daarvoor al heel tevreden met Driezestig,” zegt Floris. “We hoeven ons nu geen zorgen meer te maken over de administratie. Dat is belangrijk, omdat het voor ons randzaken zijn. Wij krijgen er geen energie van, maar het is wel belangrijk dat het goed geregeld is.”

Financiële processen bij zelfsturing

Critical Minds werkt met zelfsturende teams. Dat heeft uiteraard impact op de administratieve processen. “Bewustwording binnen de teams is heel belangrijk. Iedereen moet weten hoe de financiële huishouding er voor staat,” legt Floris uit. “Ons bestaansrecht is toch ook dat we geld verdienen; als je niet weet waar je staat qua cijfers, dan kun je niets.”

De teams hebben veel eigen verantwoordelijkheid en nemen zelf contact op met Driezestig om te vragen waarom bepaalde cijfers zo zijn. “Gelukkig werkt Driezestig ook zelfsturend, zij weten hoe dit werkt in de praktijk. Dat praat wel heel makkelijk.

Coaching van de teams
Zelfsturing vraagt ook om coaching van de teams rondom financieel inzicht en de administratieve processen. Floris: “We maken aan het begin van het jaar een budget. Eén van de teams had echter niet door dat ze het budget niet aan het halen waren. Daar hebben we ze op gewezen, waarna ze zelf de cijfers ingedoken zijn. Zo krijg je steeds meer bewustwording.”

Om goed te kunnen sturen, is niet alleen inzicht, maar ook de teamgrootte van belang. “We werkten eerst als één groot team, maar dat hebben we opgedeeld,” vertelt Floris. “Die splitsing werkt ook door in de cijfers, zodat iedereen precies weet waar ze staan. Daardoor kunnen ze sturen, en ook de interactie opzoeken als ze meer informatie nodig hebben. Het is heel prettig dat de benodigde informatie gewoon aangeleverd wordt.”

De teams monitoren wat er gerealiseerd wordt en sturen zelf bij waar nodig. Ook hebben ze een financiële overview over heel Critical Minds.

 Flexibele inrichting

Werken zonder traditionele hiërarchie betekent ook dat de interne organisatie nog weleens wijzigt. Zo heeft Critical Minds al met verschillende manieren om doelen te bepalen gewerkt. “Per team hadden we eerst rendementsafspraken gemaakt, maar nu willen we meer kijken naar marktontwikkelingen zoals hoeveel nieuwe klanten ga je binnenhalen. Dat maakt het meer kwalitatief, en leuker,” zegt Floris. “In de fase daarvoor was het echter wel nodig om vooral op het financiële gedeelte te letten, omdat er uren verdwenen. Daar zijn we met elkaar ingedoken, wat doen we dan met die uren, en wat levert dat op?”

Deze aanpassingen vragen wel wat van de administratieve processen. “Het administratieve systeem en de processen bewegen mee met hoe we het willen inrichten,” zegt Floris.

Proactief en laagdrempelig
Floris heeft eerder ook met andere administratiekantoren gewerkt. Een hele andere ervaring, vindt hij: “Hier is het proactief en laagdrempelig. Je kunt sparren, goede afspraken maken en krijgt goed advies. De manier waarop je elkaar benadert is veel persoonlijker en er is meer begrip voor hoe je als bedrijf bezig bent.”

Ook de vaste afspraken vindt hij prettig. “Ik aarzelde in het begin om te bellen met een vraag, omdat bij andere kantoren dan meteen de meter gaat lopen. Maar nu weet ik hoe fijn het is om even de telefoon te pakken, en dat het onderdeel van de service is. En als er meer werk blijkt te zijn, dan staan wij er ook voor open om nieuwe afspraken te maken. De samenwerking vinden wij heel waardevol.”

Gevraagd om advies voor andere ondernemers is Floris duidelijk: “Besteed de administratie uit. Het is de grootste ramp als dat niet goed geregeld is, en dat vraagt om expertise.”