Zelforganisatie en de centen

Het concept van zelforganisatie is inmiddels genoegzaam bekend. Er zijn aansprekende voorbeelden van bedrijven die dit al jaren succesvol toepassen, onder andere onze klanten.

Enkele spanningsvelden bij zelforganisatie waar je echter altijd tegenaan loopt, zijn de wettelijke kaders en de noodzaak om bepaalde administratieve, fiscale of HR-processen toch gestructureerd uit te voeren. Vaak omdat dit:

  • Door regelgeving van je geëist wordt.
  • Noodzakelijk is voor de financiële gezondheid van je bedrijf.
  • Zorgt voor een professionele uitstraling bij opdrachtgevers, leveranciers en andere externe belanghebbenden.

Wettelijke en interne kaders
Zo kun je je mensen heel goed veel meer verantwoordelijkheid laten nemen in bijvoorbeeld het aannemen van nieuwe collega’s. Als je die persoon salaris wilt gaan uitbetalen, dan moet er echter wel een deugdelijk contract zijn opgesteld dat aan de wettelijke eisen, maar ook aan de kaders binnen je bedrijf voldoet. Daarnaast moet ook het andere papierwerk in orde zijn, kopie identiteitsbewijs, ingevulde belastingverklaring, eventueel een VOG, en noem maar op.

Ook voor je salesproces geldt iets dergelijks; zijn de zelfsturende teams zelf verantwoordelijk voor het binnenhalen van hun opdrachten en afsluiten van de contracten? Ook dan moet je hen faciliteren in het proces van contract opstellen en het administratief inregelen van een project. Is het contract getekend, hoe en aan welke entiteit moet er worden gefactureerd, welke bijzondere voorwaarden zijn van toepassing. Alles om ervoor te zorgen dat je tijdens de uitvoering ook daadwerkelijk kunt gaan factureren.

Structureren binnen zelforganisatie
En dan je facturen zelf, deze moeten bij voorkeur in één keer juist én zo snel mogelijk de deur uit zijn. Je zelfsturende teams zullen gedisciplineerd uren moeten verantwoorden, zodat er snel en accuraat gefactureerd kan worden.

Ook op andere gebieden zal je bepaalde zaken toch gestructureerd moeten regelen zonder daarmee de zelforganisatie van je teams in de weg te zitten. Denk aan zaken als leaseauto’s bestellen, inkoopfacturen goedkeuren en verwerken, rapportages over het reilen en zeilen van de teams, enzovoort.

Ervaringsdeskundigen
In de praktijk komen we dit dagelijks tegen. Wij weten wat zelfsturende teams, maar ook de aandeelhouders van een bedrijf nodig hebben, we snappen hoe je zaken toch kan structureren zonder de zelfsturing geweld aan te doen. Zodat je ook bij zelforganisatie kunt bouwen op heldere processen, systeemondersteuning en verantwoordelijkheden.