Financiële projectadministratie, een vak apart?

Gefactureerd werk = omzet, of niet?

Elk projectenbedrijf zal dit herkennen:

  • Bij het opmaken van de jaarrekening wil je boekhouder of accountant heel graag ineens zo nauwkeurig mogelijk weten hoeveel opdrachten al vooruitgefactureerd zijn en wat de besteding op die projecten is geweest. En natuurlijk komt dan de volgende vraag over de projecten waarop niet direct maandelijks gefactureerd wordt: “wat is de totale besteding op dit project en kunnen we straks daadwerkelijk alles uitfactureren?” of:
  • Aan het eind van onze afgesproken aanneemsom houden we nog een heleboel uit te voeren werkzaamheden over. Heeft niemand dat nu kunnen zien aankomen? en:
  • Bij een combinatie van bullet 2 met bullet 1, dan blijkt ineens je jaarresultaat op je jaarrekening flink tegen te vallen ten opzichte van de voorlopige cijfers.

Veel bedrijven houden een zeer basic financiële projectadministratie aan. Uitgestuurde facturen gaan de omzet in en bestede uren…    nou ja bestede uren zijn gewoon bestede uren, toch?

Maar nee, dat is uiteraard niet waar! Zoals een goede projectleider naar zijn projecten kijkt, zo zou je administratief ook naar je projecten moeten kijken. Heb je al werk uitgevoerd, ook al is dat misschien nog niet gefactureerd, dan ben je al onderweg, dan heb je dus al realisatie. En andersom, heb je wel (vooruit)gefactureerd, maar nog geen werk uitgevoerd, dan ben je dus nog niet onderweg en heb je geen realisatie. Je hebt uiteraard te maken met allerlei tussenstadia, veel vooruitgefactureerd, en een beetje werk gerealiseerd. Of heel veel werk gerealiseerd, maar nog maar heel weinig uitgefactureerd. In projecttermen, heet bovenstaande Onderhanden werk (OHW).

Waarom is er eigenlijk zoiets als Onderhanden werk?

Er zijn veel redenen waarom facturatie en besteding niet synchroon lopen, en een belangrijk deel van die redenen ligt buiten je invloedssfeer als opdrachtnemer. Een klant wil bijvoorbeeld vaste prijsafspraken en vaste factuurtermijnen op afgesproken tijdstippen of milestones. Een andere klant kan je pas gaan factureren als je een PO nummer hebt ontvangen en dat duurt soms een poosje voordat ze die verstrekken. Of je moet bij facturen door de opdrachtgever afgetekende urenstaten of opleverstaten bijvoegen. Ook die heb je meestal niet binnen 3 werkdagen in bezit. En soms heb je zelfs klanten die hun budget voor een bepaald jaar willen uitnutten (vaak (semi-)overheden die werken met een soort kasstelsel) en die graag geheel of gedeeltelijk vooruitgefactureerd willen worden.

De oplossing van de asynchroniciteit van facturen en realisatie ligt dus niet in het zo veel mogelijk synchroniseren van die 2, want er zullen altijd situaties blijven waarin dat niet mogelijk is. En om nu alle opdrachten te weigeren waar je niet synchroon aan je gerealiseerde werkzaamheden kunt factureren…
Gebruik je zelf nog geen Onderhanden werk, en vraag je je af wat de toegevoegde waarde is? Stel ons hier je vragen!

Hoe maak je Onderhanden werk dan wel eenvoudig?

In de basis is een goede Onderhanden werk registratie helemaal niet zo ingewikkeld. Als het goed is, doe je al iets aan projectleiding en houd je, zeker voor de projecten waarbij realisatie en facturatie niet synchroon lopen, al een projectadministratie bij. Hoeveel werk en kosten heb je al besteed, en hoeveel is er inmiddels uitgefactureerd. En als je een risico loopt omdat je vaste prijsafspraken hebt, dan probeer je ook nog bij te houden hoeveel werk je nog te besteden hebt, zodat je niet achteraf tegen verrassingen aanloopt en dus inderdaad aan het eind van je facturen nog een heleboel uit te voeren projectwerkzaamheden overhoudt.

Bij een slimme administratieve inrichting, kies je er dus ook bij voorkeur voor om de administratieve vastlegging synchroon te laten lopen met je hierboven genoemde projectadministratie. Sterker nog, bij een slimme administratieve inrichting kan je op elk gewenst moment de meest actuele standen uit je administratie ophalen en gebruiken als basis voor het bewaken van je projecten.

Dat bereik je door in je administratieve proces een belangrijke rol op te nemen voor de bestede uren en kosten. Deze wil je vastleggen in je financiële administratie. Dit is namelijk je realisatie en dus je omzet. De facturen die je uitstuurt, zijn vooral bedoeld om je gerealiseerde werkzaamheden ook weer binnen te halen op je bankrekening. Deze zeggen dus niets over je omzet, maar wel wat over je werkkapitaal en je liquiditeit. Door gerealiseerde werkzaamheden ook financieel te boeken als omzet, krijg je ook een beter financieel inzicht:

  • Een voorspelbaardere omzet op basis waarvan je direct kunt bijsturen als deze inzakt, want dat betekent dat er letterlijk minder gewerkt wordt.
  • Veel betere signalering als je facturatie wel erg veel gaat achterlopen op je gerealiseerde werk en je dus meer risico gaat lopen en wat het effect is op je liquiditeit.
  • En in combinatie met goede projectleiding, kan je zelfs al gedurende een project gaan bijsturen op te verwachten verliezen als een project niet loopt zoals gepland.
  • Dus dan geen verrassing meer achteraf waarbij mensen misschien nog wel maanden door moeten werken om iets af te krijgen zonder dat er omzet tegenover staat. Maar al gedurende het project een veel lagere omzet en een inzichtelijk (oplopend) verlies, waardoor je steeds up to date bent in hoe hoog het verlies inmiddels is opgelopen.

Morgen starten met verbeterde Onderhanden werk-registratie?

Uiteraard zeggen wij: “doen!” Met onze jarenlange ervaring op het gebied van projectadministratie én financiële projectadministratie kennen we alle voordelen van een goede administratieve verwerking van projecten. Niet alleen operationeel (in ja dagelijkse inzicht en besturing), maar ook voor je jaarrekening (en eventuele jaarrekening controle) heeft het alleen maar voordelen om je administratie goed in te richten.

Als je nog een jong en snelgroeiend bedrijf bent, heb je heel veel aan je hoofd. Je administratie moet vooral niet te duur en ingewikkeld worden en je projecten kan je ook wel beheersen met wat slimme spreadsheets. Maar naar gelang je groei, zal een goede projectadministratie en daarmee synchroon lopende financiële projectadministratie steeds belangrijker worden (of het niet hebben ervan zal steeds meer gaan knellen). Alleen wordt de overstap naar een andere manier van administreren dan ook steeds ingewikkelder.

Vragen die gaan spelen, zijn dan:

  1. Zijn onze administratieve systemen geschikt om op deze wijze financieel te administreren?
  2. Heb je de kennis in huis om je systemen op de gewenste manier in te richten?
  3. Wat is de eventuele impact voor mijn medewerkers en klanten?
  4. Hoe maak je een goede kosten-baten afweging, wat zou een dergelijke implementatie kosten, en wat levert het op?
  5. Wat is een goed moment om over te stappen?

Onze klanten hoeven deze afweging gelukkig niet te maken. Wij implementeren deze werkwijze als standaard en we hebben daarvoor dus ook de geschikte administratieve oplossing gekozen. Als je nog relatief klein bent, dan doe je het alvast op de goede manier en hoef je niet zelf allemaal mooie bewakingssystemen en rapportages te bedenken voor je projecten. En ben je inmiddels wat groter, dan pluk je volop de vruchten van het verbeterde inzicht in je resultaten, je liquiditeit en je risico’s. En als bonus heb je geen lastige vragen van de boekhouder of accountant bij het opstellen van je jaarrekening!

Ben je benieuwd wat dit voor jouw bedrijf zou kunnen betekenen? Neem dan eens contact met ons op.