Je administratiekosten omlaag, de kwaliteit omhoog

Hoeveel kost het voeren van de administratie je nou echt, en hoe verhoudt dat zich dat als je die kosten benchmarkt met andere bedrijven?

In 2015, 2018 en 2020 heeft APQC onderzoek gedaan naar de kosten voor administratieve verwerking t.o.v. de omzet.

Het hele rapport is alleen tegen betaling inzichtelijk, maar CFO Magazine deelt daar een aantal headlines uit.
Zo is in de benchmark van 2018 te lezen dat omvang er toe doet, want bij bedrijven met meer dan 1Mld omzet weten de best performers een kosten/omzet ratio te halen van 0,4% waar dit bij bedrijven met minder dan 1Mld omzet op zijn best op 0,9% van de omzet blijft steken.

Nu betreft dit onderzoek vooral grote bedrijven en dan met name Amerikaanse ondernemingen, maar toch kan je hier wel wat vergelijkingsmateriaal trekken met de Nederlandse omgeving. Uiteindelijk blijven inkoopfacturen toch maar inkoopfacturen en debiteuren en crediteuren zijn ook universeel. En ook al wijken de accounting principals voor de jaarrekening wel wat af tussen de VS en Nederland, dat betekent niet dat de jaarrekening op zichzelf ineens 2x zo duur wordt.

Wij hebben dan ook onze klanten gebenchmarkt op hún administratieve kosten waarbij we dan ook opmerken dat wij ook de volledige salarisverwerking en een deel van de HR-administratie verwerken. En dat leidt tot interessante inzichten.

Zo hebben onze kleinste klanten (met een omzet tot 1,5Mln) een kostenratio van 2% van de omzet. Dit is dus inclusief najagen van uren, facturatie, bewaking OHW, debiteurenbeheer, betaalvoorstellen, maandelijkse rapportages, inkoopadministratie, jaarrekening, aangiften LB, OB, VPB én salarisverwerking en uitbetaling, verzuimregistratie, leaseadministratie en opstellen van (aanvullende) arbeidsovereenkomsten, werkgeversverklaringen, etc.

Bij onze grootste klanten (omzet tot ca 50Mln) slinkt deze kostenratio tot slechts 0,6% van de omzet. Dat is dus vrijwel gelijk aan het kostenverhouding van de best presterende bedrijven in bovenstaande onderzoeken, en zelfs lager als je de cijfers van ondernemingen met meer dan 1Mld omzet buiten beschouwing laat.

Het uitbesteden van je backoffice klinkt dan misschien wel duur omdat je elke € die je eraan uitgeeft letterlijk op je factuur ziet verschijnen, maar als je objectief vergelijkt met de totale kosten die andere ondernemingen kwijt zijn aan hun administratie, dan blijkt dat uitbesteden helemaal niet duur is. Eerder goedkoop!

En eerlijk gezegd, vinden wij dat zelf ook volkomen logisch. Wij zijn de experts in het slim inrichten van de administratieve backoffice en in het optimaliseren van processen en oplossingen. We halen schaalvoordeel bij de inkoop van software en bij het inrichten van nieuwe functionaliteiten, maar ook bij het inzetten van personeel en het verwerven en up-to-date houden van onze kennis. En natuurlijk lijkt het goedkoop om zelf een deel van je administratieve taken uit te voeren, maar als je die uren productief kan inzetten ten behoeve van de verdere groei en verbetering van je bedrijf, dan levert dat waarschijnlijk een veel hogere hefboom op.

Wil je eens inventariseren wat uitbesteding van je backoffice voor jouw bedrijf zou kunnen betekenen? Neem dan eens vrijblijvend contact met mij op.

Mariska van der Zwart