Integraal de administratie ontzorgen voor Finext

Finext staat al jaren bekend als voorbeeld van zelforganisatie. Transparantie in de cijfers is daarbij cruciaal, net als een kloppende projectadministratie. De administratieve processen besteedt ze uit, zodat Finexters zich kunnen richten op hun vakmanschap. Een pragmatische aanpak zorgt voor inzicht en een geruisloze afsluiting.

Bas Jansen van Finext is helder over de keuze om de administratie uit te besteden: “De administratie moet gewoon goed geregeld zijn; ik wil me er zelf niet druk om hoeven maken, maar de focus bij mijn vakgebied kunnen leggen.” “Nu hebben we er geen omkijken naar,” zegt Thijs Vijverberg, ook van Finext.

Voorbeeld van zelforganisatie

De consultancyorganisatie is sinds haar oprichting gebaseerd op vertrouwen en verschijnt al jaren in de pers als voorbeeld van zelforganisatie. De 150 Finexters werken op basis van vertrouwen, zonder managers of secretaresses. Die principes komen ook terug rondom de administratieve processen. Bas: “De verantwoordelijkheid ligt bij de collega’s, ook het controleren en checken daarvan. Iedereen krijgt de eigen kosten en omzet te zien.”

“Transparantie is randvoorwaardelijk bij zelforganisatie, alleen dan kun je verantwoordelijkheid nemen. Ook in je resultaten moet je transparant kunnen zijn,” legt Thijs uit. Bas: “Dat gaat ook wel diep; we leggen behoorlijk veel per persoon vast, dus we vragen Driezestig ook om dat per persoon te boeken. Dat geeft veel inzicht, zowel inzicht op team- als op individueel niveau. Zo kun je zien welke initiatieven goed lopen, en welke niet.”

Deze transparante cijfers moeten overigens wel kloppen. “Dat werkt hetzelfde als bij ieder ander bedrijf: je moet wel vertrouwen hebben in de cijfers,” gaat Bas verder. “Als je de cijfers niet gelooft, krijg je wantrouwen.”

Positieve energie

Thijs ziet ook een andere kant van de zelforganisatie. “Rondom het voeren van de administratie brengt deze manier van organiseren ook een nadeel met zich mee. Mensen zijn vooral bezig met dingen waar ze energie van krijgen. Waar het bij een traditioneel bedrijf heel normaal is dat mensen wekelijks uren schrijven, is dat hier echt najagen. Alles wat met de administratie te maken heeft, wordt door de consultants als corvee ervaren; dat is lastig, kost tijd en is niet leuk. De mensen van Driezestig stralen uit dat ze het wel leuk vinden, en met positieve energie hun werk doen.”

Bas en Thijs zijn dan ook positief over het uitbesteden van de administratieve processen. Thijs: “Ik heb er totaal geen omkijken naar. Het basis-afsluitingsproces verloopt geruisloos, en dat geldt ook voor de accountantscontrole.”

“De mensen van Driezestig zorgen ervoor dat de administratie op orde is, en dat we compliant zijn,” zegt Bas. “Aan de andere kant tuigen ze ook geen circus op als dat niet nodig is, ze zijn zelf ook pragmatisch. Er wordt ook geïnvesteerd in de relatie; ze zoeken zelf met iedereen contact als ze vragen hebben.”

Verantwoordelijkheid durven nemen

Driezestig werkt volgens dezelfde principes van zelforganisatie als Finext. “Dat helpt absoluut,” stelt Thijs. “Als je hetzelfde denkt, dan weet je ook dat de manier waarop gewerkt wordt op elkaar aansluit. Iedereen pakt een vraag op. Bij een ander administratiekantoor zou dat niet kunnen, daar is altijd akkoord nodig van een manager.’” “Mensen durven dan ook minder snel verantwoordelijkheid te nemen,” beaamt Bas. “Driezestig is proactief; ze denken mee en geven goed advies.”

Finext kent geen secretaresses of officemanagers. Driezestig neemt dan ook meer op zich dan alleen de puur administratieve processen. Denk aan het opstellen van arbeidsovereenkomsten, wettelijke verplichtingen en verkoopcontracten opstellen. Thijs: “De hele keten van starten tot en met afscheid nemen wordt gefaciliteerd. Dat betekent dat we alleen nog maar een handtekening onder de arbeidsovereenkomst hoeven te zetten.” “Dat gaat veel breder dan een ‘gewoon’ administratiekantoor,” vertelt Bas.

“Wat Driezestig doet, gaat verder dan het boeken van een bonnetje. Ze nemen de verantwoordelijkheid voor de administratie gedeeltelijk van je over, van pensioenen tot salarissen en verzekeringen. Ik heb met eigen ogen gezien dat dat echt een heel groot verschil is, sterker nog, ik heb ze laatst nog aanbevolen bij een klant van me,” gaat Thijs verder.

Het vak van projectadministratie

Als consultancyorganisatie is de projectadministratie een belangrijk element voor Finext. “Projecten administreren is echt wel een vak op zich, en juist daarin toont Driezestig zijn kracht,” stelt Thijs. “Eigenlijk voer je twee administraties; een projectenadministratie en een gewone administratie. Als je geen inzicht hebt in je projecten en daar niet weet wat je resultaten zijn, dan vallen er onherroepelijk lijken uit de kast.”

Gevraagd om advies voor collega-ondernemers is Bas stellig: “Vooral ondernemers die nu nog de administratie in eigen handen hebben zou ik adviseren om dit uit te besteden. Als je daadwerkelijk slagen wil maken met je onderneming, zorg er dan voor dat het administratieve deel goed geborgd is.”